Parte 1Entrare nel portale
Registrare l'azienda
Per le aziende che non hanno ricevuto un invito da CO.N.I.P.
Dalla pagina di accesso si sceglie REGISTRATI e si compila il modulo in tre parti: i dati dell'azienda come sulla visura, il legale rappresentante che firmerà i moduli (con il suo documento di identità) e chi userà il portale. Al termine arriva una mail con il link per attivare l'utenza.
- Tenere a portata di mano partita IVA, codice fiscale, PEC e codice SDI dell'azienda.
- Il documento di identità si carica in PDF o in foto, al massimo 20 MB.
- La password deve avere almeno 8 caratteri, con una maiuscola, una minuscola, un numero e un segno (per esempio ! ? * #).
Passo per passo, con le foto
La pagina di accesso del portale: le aziende nuove scelgono REGISTRATI.
Il modulo di registrazione è diviso in tre parti: azienda, legale rappresentante, chi usa il portale.
1. I dati dell'azienda, come sulla visura camerale o sulle fatture.
2. Il legale rappresentante, che firma i moduli, e il suo documento di identità (PDF o foto).
3. Chi usa il portale: se è il legale rappresentante basta lasciare la spunta; poi nome utente e password.
Registrazione inviata: arriva una mail con il link per attivare l'accesso.
La mail di attivazione: si apre il link (o il pulsante) per attivare l'utenza.
Utenza attivata: da qui si entra con nome utente e password.
Primo accesso con l'invito di CO.N.I.P.
Per le aziende già abilitate, che hanno ricevuto la mail di invito.
La mail di invito contiene l'indirizzo email con cui entrare e una password temporanea. Al primo ingresso il portale chiede i dati del legale rappresentante, il suo documento di identità e le credenziali definitive di chi userà il portale.
- La password temporanea si copia e si incolla dalla mail, senza spazi.
- Dopo il primo accesso si entra sempre con il nome utente e la password scelti.
Passo per passo, con le foto
L'azienda abilitata da CO.N.I.P. riceve l'invito con il codice azienda e una password temporanea.
Al primo ingresso si entra con l'indirizzo email dell'invito e la password temporanea.
Primo accesso: si indicano il legale rappresentante, con il documento di identità, e chi userà il portale.
Poi nome utente e password definitivi: sostituiscono quella temporanea.
Fatto: l'azienda è dentro il portale. Dal prossimo accesso si usano le credenziali nuove e il codice di verifica.
Accedere con la verifica in due passaggi
Dopo la password serve un codice: dall'app sul telefono o via email.
La prima volta si sceglie come ricevere il codice. Con l'app di autenticazione (Google Authenticator, Microsoft Authenticator o un'altra) si inquadra il codice QR e si scrive il codice di 6 cifre che compare; con l'email il codice arriva all'indirizzo dell'utenza. Si può chiedere al portale di ricordare il dispositivo per 30 giorni.
- Il codice via email vale 10 minuti e si usa una sola volta.
- Chi usa l'app e non ha il telefono può farsi mandare il codice via email.
- Il dispositivo ricordato chiede di nuovo il codice dopo 30 giorni o se cambia la password.
Passo per passo, con le foto
Dopo la password, la verifica in due passaggi: la prima volta si sceglie come ricevere il codice.
Con l'app (Google Authenticator, Microsoft Authenticator o un'altra): si inquadra il codice QR e si scrive il codice che compare.
Con l'email: il codice arriva all'indirizzo dell'utenza e vale 10 minuti.
La mail con il codice di 6 cifre.
Dentro il portale: la panoramica con la richiesta dell'anno, le scadenze e i dati dell'azienda.
Parte 2La richiesta di rimborso
Aprire la richiesta
Una richiesta per anno, per le casse esportate l'anno prima.
Dalla panoramica si sceglie NUOVA RICHIESTA e si indica come sono state comprate le casse: direttamente dal produttore CONIP oppure tramite un intermediario. Si apre la checklist: ogni voce si completa con APRI e diventa verde quando è a posto.
- La richiesta si può compilare un po' alla volta: resta salvata «in compilazione» finché non si invia.
Passo per passo, con le foto
Nuova richiesta: si sceglie come sono state comprate le casse. Qui l'acquisto diretto dal produttore.
L'anno è quello della campagna: le casse esportate nel 2026. Si prosegue con COMPILA.
La checklist della richiesta: ogni voce si apre con APRI e diventa verde quando è completa.
Le fatture di acquisto
Le fatture con cui sono state comprate le casse, con il contributo CONIP.
Per ogni fattura si scrive la partita IVA del produttore (il portale trova la ragione sociale), numero e data, e una riga per ogni modello di cassa: misure, kg di una cassa e pezzi. Kg totali e contributo si calcolano da soli. Si allega il PDF della fattura.
- Con SALVA E AGGIUNGI FATTURA si passa subito alla fattura successiva.
- Una fattura senza modelli di cassa resta provvisoria e non viene considerata.
Passo per passo, con le foto
Fatture d'acquisto: si aggiungono una per una, con il documento.
La finestra della fattura di acquisto.
Si scrive la partita IVA del produttore: il portale trova la ragione sociale.
Una riga per ogni modello di cassa (misure, kg di una cassa, pezzi) e il PDF della fattura.
Le fatture caricate, con kg e contributo CONIP di ognuna.
Le fatture di vendita all'estero
Le esportazioni, con i documenti di trasporto.
Si carica per primo il PDF della fattura: il portale ne legge numero, data e paese nei campi ancora vuoti; il cliente si scrive a mano. Per le casse si scelgono il produttore e il modello già comprati e si indicano i pezzi. Poi i documenti: DDT e CMR per le vendite in Europa, DDT e bolla doganale per quelle fuori dall'Europa.
- I pezzi venduti non possono superare quelli comprati per quel modello.
- Senza DDT e CMR (o bolla doganale) la fattura resta provvisoria e la richiesta non si può inviare.
Passo per passo, con le foto
Fatture di vendita: le esportazioni, con i documenti di trasporto.
Si carica per primo il PDF della fattura: il portale ne legge numero, data e paese. Il cliente si scrive a mano.
Le casse vendute: il produttore e il modello vengono dagli acquisti; si indicano solo i pezzi.
Vendita in Europa: DDT e CMR firmato. Senza questi documenti la fattura resta provvisoria.
Vendita fuori dall'Europa: DDT e bolla doganale. Senza questi documenti la fattura resta provvisoria.
Le vendite caricate, con i kg e lo stato di ogni fattura.
Tornando alla checklist, fatture d'acquisto e di vendita sono complete.
MOD. 1 e dichiarazione sostitutiva
I due moduli firmati dal legale rappresentante.
Il portale prepara i moduli con i dati dell'azienda e della richiesta. Si possono compilare e firmare sul sito, disegnando la firma nel riquadro (con il mouse o con il dito) o caricando una foto della firma; oppure stampare il foglio, firmarlo a mano e caricarne la scansione.
- Prima di firmare conviene controllare i dati del foglio.
- La freccia circolare nel riquadro cancella la firma per rifarla.
Passo per passo, con le foto
MOD. 1: si può caricare il foglio già firmato a mano, oppure compilarlo e firmarlo sul sito.
MOD. 1 compilato dal portale con i dati dell'azienda e della richiesta: si controllano i campi.
La firma si fa nel riquadro con il mouse o con il dito; la freccia circolare la cancella. In alternativa si carica una foto della firma.
MOD. 1 firmato: la voce in checklist diventa verde.
Dichiarazione sostitutiva: si può caricare il foglio già firmato a mano, oppure compilarlo e firmarlo sul sito.
Dichiarazione sostitutiva compilato dal portale con i dati dell'azienda e della richiesta: si controllano i campi.
La firma si fa nel riquadro con il mouse o con il dito; la freccia circolare la cancella. In alternativa si carica una foto della firma.
Anche la dichiarazione sostitutiva è firmata: la checklist è completa.
Inviare la richiesta
Con la checklist completa la richiesta parte per CO.N.I.P.
Quando tutte le voci sono verdi compare INVIA LA RICHIESTA. Dopo la conferma la richiesta non si può più modificare: CO.N.I.P. la esamina e comunica l'esito per email. Se serve correggere qualcosa, la richiesta torna «da sistemare» con le indicazioni e una data entro cui reinviarla.
- Il rimborso è intero se la richiesta parte entro la scadenza indicata nella panoramica; dopo, e fino al termine del periodo successivo, è la metà.
Passo per passo, con le foto
Con tutte le voci complete compare INVIA LA RICHIESTA.
Prima di inviare il portale chiede conferma: dopo l'invio la richiesta non si può più modificare.
Richiesta inviata: CO.N.I.P. la esamina e manda l'esito per email.
Nell'elenco delle richieste lo stato è «Inviata».
La dichiarazione IVA
Si può caricare anche dopo l'invio.
La dichiarazione IVA (quadri VE e VF) spesso è pronta dopo l'invio della richiesta: non blocca l'invio e si carica quando c'è, dalla stessa voce della checklist. Senza la dichiarazione IVA il rimborso non si può chiudere.
- Si carica in PDF o in foto, al massimo 20 MB, e si può sostituire anche dopo.
Passo per passo, con le foto
A richiesta inviata la dichiarazione IVA si carica ancora: si apre la voce dalla pagina della richiesta.
La dichiarazione IVA (quadri VE e VF), in PDF o foto.
Dichiarazione IVA caricata: CO.N.I.P. la trova nella richiesta.
Parte 3Se le casse arrivano da un intermediario
Richiesta con intermediario
Quando le casse sono state comprate da un commerciante o da un magazzino.
Aprendo la richiesta si sceglie «Con intermediario» e se ne indicano ragione sociale, partita IVA e PEC. Le fatture di acquisto sono quelle dell'intermediario e al posto del MOD. 1 c'è il MOD. 3. Il resto è uguale all'acquisto diretto. Dopo l'invio CO.N.I.P. scrive all'intermediario per avere i suoi documenti.
- La PEC dell'intermediario deve essere corretta: è l'indirizzo a cui CO.N.I.P. scrive.
Passo per passo, con le foto
Con intermediario (triangolazione): le casse sono state comprate da un commerciante o da un magazzino, non dal produttore.
Si indicano i dati dell'intermediario: ragione sociale, partita IVA e PEC. CO.N.I.P. gli scrive dopo l'invio.
La checklist con l'intermediario: in cima i suoi dati, e al posto del MOD. 1 c'è il MOD. 3.
Le fatture di acquisto sono quelle dell'intermediario: il fornitore è già indicato.
Come per l'acquisto diretto: modelli di cassa, pezzi e PDF della fattura.
Il MOD. 3 si compila e si firma come il MOD. 1. La parte dell'intermediario la completa lui, quando CO.N.I.P. gli scrive.
Dopo l'invio
CO.N.I.P. esamina la richiesta e comunica l'esito per email. Lo stato si vede sempre nella pagina «Richieste di rimborso».
Se c'è da correggere
La richiesta torna «da sistemare» con le indicazioni di CO.N.I.P. e una data entro cui reinviarla: si corregge e si invia di nuovo.
Serve aiuto?
Per qualsiasi dubbio si può rispondere alle mail del portale o scrivere agli uffici CO.N.I.P.